Ihre Kundenhistorie ist Ihr Betriebsvermögen.

Typische Ausgangslage

Vielleicht kommt Ihnen davon etwas bekannt vor

• Baustellenfotos, Aufmaße und Anlagenschilder liegen auf den privaten Handys der Monteure – und gehen mit, wenn jemand kündigt.
• Die Abstimmung mit Kunden, Bauleitung und Nebengewerken läuft über WhatsApp; im Streitfall gibt es keinen Nachweis, nur einen Chatverlauf.
• Prüfbefunde, Protokolle und Anlagendokumentation sind über Handwerkersoftware, Ordner und Postfächer verstreut.
• Fernwartungszugänge zu Heizungen, Wärmepumpen, Wechselrichtern oder Gebäudetechnik hängen an privaten Herstellerkonten einzelner Techniker.
• Fällt das Büro aus, wissen die Monteure im Fahrzeug nicht, wohin und mit welchen Teilen.
• Ob das Backup im Ernstfall funktioniert, hat noch nie jemand geprüft.
• Auf die Frage, ob Sie Ihre Kundenhistorie vollständig aus der Handwerkersoftware herausbekämen, gibt es keine belastbare Antwort.

Warum das bei Ihnen anders wiegt

Sie halten Schlüssel zu fremden Anlagen

Ein Handwerksbetrieb hat keine Verschwiegenheitspflicht wie eine Kanzlei – aber etwas praktisch Vergleichbares: Sie haben Zutritt zu Wohnungen und Betrieben, Sie kennen Alarmanlagen und Schließsysteme, und Sie haben Fernzugriff auf Anlagen, die weiterlaufen müssen. Wer Ihren Zugang übernimmt, steht in fremden Gebäuden.

Dazu kommt die Nachweisseite: Prüfbefunde und Anlagendokumentation müssen Jahre später auffindbar sein, wenn jemand fragt, wer was wann geprüft hat. Der Souveränitätscheck bewertet deshalb je System, wo die Daten liegen, wem sie gehören, ob es einen vollständigen Export gibt – und wer die Zugänge zu Kundenanlagen hält.

Was sich ändert

Wie ein Betrieb danach arbeitet

• Kundendaten und Anlagenakten liegen im Haus. Ein Server in Ihren Räumen trägt Ablage und Backup – mit einer Struktur je Kunde und Anlage statt je Handy.
• Die Baustelle dokumentiert direkt in den Betrieb. Monteure laden Fotos, Aufmaße und Protokolle vom Diensthandy in den Auftragsordner, statt sie per Messenger zu schicken.
• Fernwartungszugänge sind ein geführter Bestand. Welche Anlage, welcher Hersteller, welches Konto, wer darf – dokumentiert und auf den Betrieb ausgestellt, nicht auf eine Privatadresse.
• Unterlagen gehen über nachvollziehbare Freigaben raus. Kunde, Bauleitung oder Ziviltechniker bekommen einen passwortgeschützten Link mit Ablaufdatum statt eines Anhangs.
• Mail und Kalender laufen im EU-Rechtsraum, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und gemeinsamen Kalendern für Termine, Wartungen und Prüffristen.
• Das Backup ist geprüft. Einmal echt zurückgespielt, danach automatisch nachkontrolliert.
• Die Handwerkersoftware bleibt, wo sie ist. Windows-Arbeitsplätze, Kalkulation und Fakturierung werden nicht angerührt.

Der genaue Ablauf steht auf der Seite Umstieg. Er beginnt immer mit der Aufnahme Ihrer Fachsoftware und Geräte – vor dem Festpreis, nicht danach.

Die Frage, die Sie stellen sollten

Und wenn Ihnen etwas zustößt?

Grün.Support ist eine Person. Sie kennen das Muster aus Ihrem eigenen Geschäft: Wenn nur ein Monteur weiß, wie eine Anlage verschaltet ist, steht der Betrieb, sobald er ausfällt.

Deshalb gehören alle Admin-Zugänge, Lizenzen und Verträge Ihnen. Der Aufbau folgt einem bekannten Standard, und Sie bekommen eine Übergabemappe, die für einen fremden Dienstleister geschrieben ist – dasselbe, was Sie einem Kunden nach einer Anlagenübergabe in die Hand drücken würden.

Abgrenzung

Was ich nicht mache

• Keine Anlagentechnik. Heizungs-, Elektro- und Gebäudeleittechnik beim Kunden bleibt Ihr Fach – ich ordne die Zugänge dazu, ich betreue die Anlagen nicht.
• Kein Eingriff in Ihre Handwerkersoftware und deren Kalkulations- und Fakturierungslogik. Die Betreuung bleibt beim Hersteller.
• Keine Rechtsberatung und keine vollständige DSGVO-Prüfung.
• Kein Betrieb ohne Microsoft. Windows bleibt am Arbeitsplatz, weil Ihre Fachsoftware daran hängt.