Objektunterlagen, die in Ihrem Haus bleiben.

Typische Ausgangslage

Vielleicht kommt Ihnen davon etwas bekannt vor

• Objektunterlagen, Pläne, Verträge und Abrechnungen liegen teils in der Verwaltungssoftware, teils in Ordnern, teils in Postfächern.
• Der Schriftverkehr mit Eigentümern und Gewerken lebt in E-Mail-Verläufen – wer nicht im Verteiler war, sieht nichts.
• Wenn eine Objektbetreuerin ausfällt, kommt niemand an ihren Vorgang heran.
• Fristen hängen an persönlichen Kalendern statt an einem gemeinsamen System.
• Beim Übergang eines Objekts fehlt eine saubere Übergabe der Unterlagen.
• Ob das Backup im Ernstfall funktioniert, hat noch nie jemand geprüft.
• Auf die Frage, wo die Daten der Eigentümer liegen, gibt es keine belastbare Antwort.

Warum das bei Ihnen anders wiegt

Sie verwalten Unterlagen, die Ihnen nicht gehören

Eine Hausverwaltung ist Treuhänderin fremder Unterlagen. Eigentümergemeinschaften können jederzeit Einsicht verlangen, die Verwaltung kann wechseln, und Unterlagen müssen dann vollständig übergeben werden. Was in einem persönlichen Postfach liegt, ist im Übergabefall faktisch verloren.

Der Souveränitätscheck bewertet deshalb je System, wo die Daten liegen, wem sie gehören und ob es einen vollständigen Export gibt – also genau die Frage, die im Verwaltungswechsel entscheidend wird.

Was sich ändert

Wie eine Verwaltung danach arbeitet

• Unterlagen liegen im Haus. Ein Server in Ihren Räumen trägt Ablage und Backup – mit einer Struktur je Objekt statt je Postfach.
• Dokumente gehen über nachvollziehbare Freigaben. Eigentümer und Gewerke bekommen einen passwortgeschützten Link mit Ablaufdatum oder laden in einen Ordner hoch, statt Anhänge zu verschicken.
• Vorgänge hängen nicht mehr an einer Person. Wer vertritt, sieht dieselben Unterlagen – ohne dass jemand ein fremdes Postfach durchsuchen muss.
• Mail und Kalender laufen im EU-Rechtsraum, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und gemeinsamen Kalendern für Fristen und Termine.
• Das Backup ist geprüft. Einmal echt zurückgespielt, danach automatisch nachkontrolliert.
• Die Verwaltungssoftware bleibt, wo sie ist. Windows-Arbeitsplätze und angebundene Fachverfahren werden nicht angerührt.

Der genaue Ablauf steht auf der Seite Umstieg. Er beginnt immer mit der Aufnahme Ihrer Fachsoftware und Geräte – vor dem Festpreis, nicht danach.

Die Frage, die Sie stellen sollten

Und wenn Ihnen etwas zustößt?

Grün.Support ist eine Person. Sie kennen das Muster aus Ihrem eigenen Geschäft: Was nur einer weiß, ist im Ernstfall nicht verfügbar.

Deshalb gehören alle Admin-Zugänge, Lizenzen und Verträge Ihnen. Der Aufbau folgt einem bekannten Standard, und Sie bekommen eine Übergabemappe, die für einen fremden Dienstleister geschrieben ist – dieselbe Logik, die Sie bei einer Objektübergabe erwarten würden.

Abgrenzung

Was ich nicht mache

• Keine Rechtsberatung und keine vollständige DSGVO-Prüfung.
• Kein Eingriff in Ihre Verwaltungssoftware und deren Abrechnungslogik. Die Betreuung bleibt beim Hersteller.
• Keine Gebäudetechnik. Zutritts-, Zähler- und Haustechniksysteme in den Objekten sind nicht Teil der Leistung.
• Kein Betrieb ohne Microsoft. Windows bleibt am Arbeitsplatz, weil Ihre Fachsoftware daran hängt.