Ihre Akten ziehen zurück ins eigene Haus.

Für wen

Für Betriebe, die für fremde Daten haften

Der Umstieg ist für kleine Betriebe in Wien und Umgebung gemacht, die vertrauliche Daten anderer Menschen verarbeiten oder Zugang zu fremden Gebäuden und Anlagen haben: Kanzleien und Steuerberatung, Gruppenpraxen, Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe – typischerweise mit 3 bis 25 Mitarbeitenden.

Der Auslöser ist selten Ideologie. Meistens ist es eine konkrete Frage, die niemand mehr beantworten kann: Was passiert eigentlich, wenn unser Anbieter die Preise verdoppelt, den Dienst einstellt oder unser Konto sperrt? Oder eine unangenehme Erkenntnis: Die vertraulichsten Unterlagen des Hauses liegen auf Systemen, über die im Haus niemand entscheidet.

Der Aufbau

Was ins Haus zieht – und was bewusst nicht

Souveränität heißt nicht, alles selbst zu betreiben. Der Schnitt verläuft immer an derselben Stelle, und er ist in einem Satz erklärbar:

• Ins Haus zieht, was vertraulich und groß ist und auch ohne Internet verfügbar sein muss: Dateien, Zusammenarbeit, Backup, Passwörter.
• Zu einem europäischen Anbieter zieht, was Erreichbarkeit, Spamfilter und Zustellbarkeit braucht: Mail, Kalender, Kontakte, Video.

Warum keine eigene Mail? Weil ein einziges Zustellproblem eine Kanzlei lahmlegt – und Sie dann eine Person als Anlaufstelle hätten statt eines Anbieters mit Support. Das wäre kein Gewinn an Souveränität, sondern ein Risiko mit besserer Erzählung.

Inhalt

Was wird gemacht?

• Kleiner Server im Büro – ein Gerät mit Proxmox und ZFS, auf dem genau zwei Dinge laufen: Ihre Dateien und Ihr Backup. Vor jedem Update wird ein Rücksetzpunkt gesetzt.
• Dateien und Zusammenarbeit mit Nextcloud – gemeinsame Ablage, Versionen, Rechte, Zugriff vom Notebook und vom Telefon.
• Sicherer Dokumentenaustausch – passwortgeschützte Links mit Ablaufdatum und Upload-Ordner für Mandanten, Patientinnen, Eigentümer oder Auftraggeber. Der Ersatz für den E-Mail-Anhang.
• Backup mit geprüfter Wiederherstellung – lokal auf ein zweites Ziel, dazu eine verschlüsselte Zweitkopie außer Haus. Der Schlüssel bleibt bei Ihnen.
• Mail, Kalender und Kontakte im EU-Rechtsraum – Umzug zu einem europäischen Groupware-Anbieter samt Auftragsverarbeitungsvertrag. Vertrag, Domain und Rechnung laufen auf Ihren Namen.
• Passwörter im Team – ein gemeinsamer Passwortmanager im eigenen Haus statt geteilter Zettel und Notizen, mit sauberem Entzug beim Austritt.
• Fern- und Fremdzugänge geordnet – Zugänge zu Kundenanlagen und Herstellerportalen kommen in denselben Passwortmanager und werden auf den Betrieb ausgestellt statt auf eine Privatadresse: welche Anlage, welcher Hersteller, welches Konto, wer darf. Fernwartung von außen in Ihre Systeme läuft danach über WireGuard und einen benannten Zugang, nicht über ein dauerhaft offenes Fernwartungswerkzeug.
• Zugriff von unterwegs – verschlüsselt über WireGuard. Nach außen sichtbar ist genau ein Dienst, alles andere ist aus dem Internet nicht erreichbar.
• Übergabemappe – Systeme, Zugänge, Verträge, Abläufe und Wiederanlauf, geschrieben für einen fremden Dienstleister.

Eingesetzt wird ein festgelegter Werkzeugkasten – je Aufgabe genau ein Standardwerkzeug. Genau deshalb kann ich einen Festpreis nennen, und genau deshalb kann jemand anderes das übernehmen.

Wichtig

Ihre Fachsoftware bleibt, wo sie ist

Kanzlei-, Steuerberatungs-, Ordinations-, Verwaltungs- und Handwerkersoftware läuft unter Windows – oft zusammen mit Diktiersystem, Kartenleser, Signaturkarte oder Fachscanner. Daran rühre ich nicht. Ein Umstieg, der die Kanzleisoftware bricht, ist kein Umstieg.

Deshalb wird vor jedem Festpreis erfasst, welche Fachsoftware und welche Spezialgeräte an welchem Arbeitsplatz hängen. Das passiert im Souveränitätscheck und steht damit fest, bevor Sie ein Angebot unterschreiben – nicht danach.

Was ich nicht verspreche: einen Betrieb ohne Microsoft. Wer an einem Arbeitsplatz ohne Fachsoftware und Spezialgeräte auf Linux umsteigen möchte, kann das gerne tun – das wird dann eigens angeboten und bepreist, nicht stillschweigend eingerechnet.

Ergebnis

Was kommt am Ende heraus?

• Ihre Akten liegen auf einem Gerät in Ihren Räumen, auf das Sie zeigen können
• Ein sicherer Weg für vertrauliche Dokumente, der nicht E-Mail heißt
• Ein Backup, dessen Wiederherstellung geprüft wurde – nicht nur eingerichtet
• Mail und Kalender bei einem Anbieter im EU-Rechtsraum, mit Vertrag auf Ihren Namen
• Alle Zugänge, Lizenzen und Verträge in Ihrem Besitz – auch die Fernwartungszugänge zu Kundenanlagen, die vorher an einzelnen Personen hingen
• Eine Übergabemappe, mit der ein anderer Dienstleister übernehmen kann
• Ein Wartungsplan – wer macht was in welchem Rhythmus

Sie bleiben handlungsfähig – auch ohne mich, und ohne dass ein Anbieter Ihnen den Hahn zudrehen kann.

Ablauf

So läuft ein Umstieg ab

Abgrenzung

Was Sie wissen sollten

• Eigene Infrastruktur braucht Wartung und ein Backup-Budget. Ohne beides rate ich ab – dann ist ein gehosteter Dienst die ehrlichere Empfehlung.
• Open Source heißt nicht kostenlos: Hardware, Einrichtung und Wartung kosten Geld. Der Vorteil liegt in Kontrolle und kalkulierbaren Kosten, nicht im Nulltarif.
• Hardware, Anbietergebühren und Lizenzen sind Fremdkosten und werden im Angebot separat ausgewiesen.
• Ein Linux-Arbeitsplatz ist nicht im Festpreis enthalten. Er wird eigens angeboten und nur dort, wo keine Fachsoftware und keine Spezialgeräte im Weg stehen.
• Laufende Betreuung ist nicht Teil des Umstiegs, lässt sich aber direkt anschließen – siehe laufende IT-Betreuung.
• Bei unklarer Ausgangslage kommt zuerst der Souveränitätscheck. Ein Festpreis ohne verstandene Ausgangslage ist keiner.

Preisorientierung

Fester Umfang, fester Preis