Transparenz
Womit ich arbeite – und warum.
Je Aufgabe genau ein Standardwerkzeug, hier offen benannt. Das ist keine Bescheidenheit, sondern Voraussetzung: Nur mit festgelegtem Aufbau kann ich einen Festpreis nennen – und nur so kann jemand anderes übernehmen, wenn Sie mich nicht mehr wollen.
Grundregel
Was ins Haus gehört – und was nicht
- Im Haus: Dateien, Zusammenarbeit, Backup, Passwörter. Alles, was vertraulich und groß ist und auch ohne Internet verfügbar sein muss.
- Bei einem europäischen Anbieter: Mail, Kalender, Kontakte, Video. Alles, was Erreichbarkeit, Spamfilter und Zustellbarkeit braucht.
Diese Grenze ist bewusst gezogen und wird nicht pro Kunde neu verhandelt. Sie ist der Grund, warum der Aufbau wiederholbar bleibt.
Der Werkzeugkasten
Je Aufgabe ein Werkzeug
Lokale Basis: Proxmox mit ZFS
Ein kleiner Server in Ihren Räumen. Vor jedem Update wird ein Rücksetzpunkt gesetzt – geht etwas schief, sind wir in Minuten zurück statt in einer Notfallnacht. Proxmox ist unter IT-Dienstleistern in Österreich weit verbreitet: Wer nach mir kommt, kennt es.
Dateien und Zusammenarbeit: Nextcloud
Gemeinsame Ablage mit Versionen und Rechten, Zugriff vom Notebook und vom Telefon. Wichtig für Ihre Zielgruppe: passwortgeschützte Freigabelinks mit Ablaufdatum und Upload-Ordner für Mandanten oder Eigentümer – der Ersatz für den E-Mail-Anhang.
Backup: Proxmox Backup Server
Sichert nicht nur Dateien, sondern das ganze System, inkrementell und platzsparend – und prüft die Sicherungen automatisch nach. Damit wird der Wiederherstellungstest zur Routine statt zum guten Vorsatz. Dazu eine verschlüsselte Zweitkopie außer Haus, deren Schlüssel bei Ihnen liegt.
Mail, Kalender, Kontakte: Groupware im EU-Rechtsraum
Ein europäischer Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ordentlicher Outlook-Anbindung. Vertrag, Domain und Rechnung laufen auf Ihren Namen. Ich betreibe hier bewusst nichts – dieser Teil soll auch dann funktionieren, wenn ich ausfalle.
Passwörter: Vaultwarden
Der gemeinsame Passworttresor läuft im eigenen Haus – die sensibelsten Daten des Betriebs verlassen es nie. Die Programme am Arbeitsplatz halten eine verschlüsselte Kopie vor: Auch wenn der Server steht, arbeitet jeder weiter.
Sicherer Zugriff: WireGuard
Verschlüsselte Verbindung ins Büro, ohne Umweg über fremde Dienste. Aus dem Internet erreichbar ist genau ein Dienst – Nextcloud, mit Zwei-Faktor-Anmeldung. Serververwaltung und Passworttresor sind von außen unsichtbar.
Arbeitsplätze
Windows bleibt – und das ist Absicht
Ihre Kanzlei-, Praxis- oder Verwaltungssoftware läuft unter Windows, häufig samt Diktiersystem, Kartenleser, Signaturkarte oder Fachscanner. Ein Umstieg, der diese Kette bricht, ist kein Umstieg, sondern ein Betriebsausfall mit gutem Gewissen.
Wer an einem Arbeitsplatz ohne Fachsoftware und Spezialgeräte auf Linux wechseln möchte, kann das gerne tun. Das wird eigens angeboten und bepreist – und nur dort, wo die Prüfung im Souveränitätscheck sauber durchgeht.
Ich verspreche keinen Betrieb ohne Microsoft. Ich verspreche, dass Ihre Daten in Ihrem Haus bleiben. Das ist nicht dasselbe, und der Unterschied gehört auf den Tisch, bevor Sie etwas unterschreiben.
Bewusst nicht
Was ich nicht einsetze – und warum
- Keine selbst betriebene Mail. Ein einziges Zustellproblem legt eine Kanzlei lahm, und Sie hätten eine Person als Anlaufstelle statt eines Anbieters mit Support.
- Keine Mesh-Dienste mit Steuerung außerhalb der EU. Bequem, aber es wäre genau die Abhängigkeit, gegen die ich sonst argumentiere.
- Keine Tunnel-Dienste, die den Verkehr entschlüsseln. Bei Mandanten- oder Patientendaten kommt das nicht in Frage, unabhängig davon, wie gut das Produkt ist.
- Keine NAS-Geräte, die nur Festplatten des Herstellers akzeptieren. Das wäre Anbieterbindung als Mittel gegen Anbieterbindung.
- Keine Office-Bearbeitung im Browser. Die Formattreue zu Word reicht für Kanzleivorlagen nicht – das wäre ein täglicher Ärger für ein Prinzip.
- Keine Auswahlliste. Wo mehrere gute Produkte existieren, habe ich eines gewählt. Abweichungen sind möglich, müssen aber begründet und dokumentiert werden.
Kein Dogma
Wann ich davon abrate
Eigene Infrastruktur bringt Verantwortung mit sich. Wenn Wartungsbereitschaft oder Backup-Budget fehlen, ist ein gehosteter Dienst die ehrlichere Empfehlung – auch wenn dann kein Server verkauft wird.
Open Source heißt außerdem nicht kostenlos. Hardware, Einrichtung und Wartung kosten Geld. Der Vorteil liegt in Kontrolle, offenen Formaten und kalkulierbaren Kosten – nicht im Nulltarif.
Fragen zu einem dieser Werkzeuge?
Schreiben Sie kurz, worum es geht. Wenn Sie schon eine eigene Lösung im Einsatz haben und wissen wollen, ob sie trägt, sage ich Ihnen das ebenso offen.
Sie möchten wissen, wie ein Umstieg abläuft? Zum Umstieg